Erhebung von Teilnahmedaten
Als Fachkursträger erheben Sie Daten über die Fachkurse und ihre Teilnehmenden.
Hier geben wir Ihnen einen Überblick, wie Sie die Teilnahmedaten erheben und melden. Detaillierte Erläuterungen mit einer Ausfüllhilfe für den Teilnahmefragebogen finden Sie in den Erläuterungen für Fachkursträger zur Datenerhebung.
Warum müssen Sie Daten bei den Teilnehmenden erheben?
Die Daten sind notwendig, damit Baden-Württemberg seine Berichtspflicht gegenüber der Europäischen Kommission erfüllen kann. Außerdem werden sie benötigt für die Evaluation der Projekte, die das Institut für Sozialforschung und Gesellschaftspolitik (ISG) durchführt.
Aktuelle Regelung
Aktuelle Regelung zur Erhebung von Teilnahmedaten in ESF-geförderten Maßnahmen
Die Teilnahmedaten sind auch bei Maßnahmen, die derzeit nur über Telefon bzw. digitale Kommunikationswege durchgeführt werden, zu erheben. Bis auf Weiteres ist es zulässig, dass Teilnehmende die ausgefüllten Fragebögen ohne persönliche Unterschrift digital an die Träger übermitteln. Seitens des Trägers ist auf dem ausgedruckten letzten Blatt des Fragebogens das Empfangsdatum zu vermerken und per Unterschrift zu bestätigen.
Teilnahmefragebogen
- Ein Teilnahmefragebogen ist für jede Bewilligung einmal pro Fachkursteilnehmenden zu erfassen.
- Bei Mehrfachteilnahmen im Durchführungszeitraum ist der Teilnahmefragebogen nur einmal auszufüllen.
Hier finden Sie den Fragebogen, die Erläuterungen dazu für Sie als Ausfüllhilfe sowie die Informationen für die Teilnehmenden, warum und wie ihre Daten erhoben werden:
Upload-Tabelle
Die Angaben aus dem Teilnahmefragebogen – mit Ausnahme der persönlichen Kontaktdaten – übertragen Sie in eine Zeile der Upload-Tabelle.
Die Upload-Tabelle ist eine von der L-Bank im Portal ZuMa (Zuschuss-Management) zur Verfügung gestellte Vorlagendatei zur Eingabe von Teilnehmendendaten. Ihre Zugangsdaten zu ZuMa erhalten Sie nach der Bewilligung von der L-Bank.
Wichtig: Die „interne Codierung“, die Sie dabei festlegen, muss eindeutig sein und sie muss in Fragebogen, Upload-Tabelle und Kontaktdatentabelle identisch sein.
Bei jedem Hochladen werden die bereits hochgeladenen Upload-Tabellen komplett überschrieben. Deshalb müssen Sie die Upload-Tabelle fortschreiben/verlängern, sodass immer alle Teilnehmenden ab Bewilligungsbeginn aufgeführt sind.
Teilnehmende, die innerhalb einer Bewilligung / eines Durchführungszeitraums mehrfach an Fachkursen teilnehmen, dürfen nur einmal in der Upload-Tabelle enthalten sein. In diesen Fällen sind nur die Angaben unmittelbar nach Austritt in der Upload-Tabelle zu aktualisieren.
Kontaktdatentabelle
Die persönlichen Kontaktdaten aus dem Teilnahmefragebogen übertragen Sie in die Kontaktdatentabelle.
Die Kontaktdatentabelle laden Sie immer gleichzeitg mit dem Upload in ZuMa in das Kontaktdatenportal des Instituts für Sozialforschung und Gesellschaftspolitik GmbH (ISG) hoch.
Wichtig: Die internen Codierungen für die Teilnehmenden in der Upload-Tabelle müssen mit denen in der Kontaktdatentabelle übereinstimmen.
Wie bei der Upload-Tabelle dürfen Teilnehmende, die innerhalb einer Bewilligung / eines Durchführungszeitraums mehrfach an Fachkursen teilnehmen, nur einmal in der Kontaktdatentabelle enthalten sein.
Die Kontaktdaten werden benötigt, um die Teilnehmenden sechs Monate nach ihrem Projektaustritt befragen und so den langfristigen Ergebnisindikator erheben zu können. Mit der Erhebung ist das ISG beauftragt.
Termine
Die Upload-Tabelle und die Kontaktdatentabelle laden Sie mit gleichem Datenstand zu folgenden Terminen auf das jeweilige Portal:
- zum 30. Juni
- zum 31. Dezember
- parallel zu jedem Verwendungsnachweis.
Aufbewahrungsfrist: Nach Übertragung der Daten in die Upload-Tabelle und die Kontaktdatentabelle bewahren Sie vom Teilnahmefragebogen nur die Seite 4 (Basisangaben und Unterschrift) elektronisch oder in Papierform bis zum 31. Dezember 2035 zu Prüfzwecken auf.